1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen dieses Discord-Bots und der zugehörigen Website (k1ng-dev.de) ist:

2. Verarbeitete Daten

Beim Einsatz des Bots auf einem Discord-Server können folgende Daten verarbeitet und gespeichert werden:

• Discord User ID – zur eindeutigen Identifikation innerhalb des Servers
• Discord Server ID (Guild ID) – zur Zuordnung von Einstellungen zum jeweiligen Server
• Discord Nutzername / Tag – für Logs und Ticket-Transcripts
• Nachrichteninhalte in Ticket-Kanälen – für automatisch generierte Transcripts beim Schließen eines Tickets
• Zeitstempel – für Logs, Moderationsaktionen und Ticket-Statistiken
• Moderationsaktionen – z. B. Bans, Kicks, Verwarnungen, gespeichert im Mod-Log
• Ticket-Daten – Typ, Status, zugewiesener Supporter, Ersteller
• Premium-Entitlements – Discord Subscription-Informationen für Premium-Features
• Mitglieder-Ereignisse – Discord Nutzername, User ID, Account-Erstellungsdatum sowie Server-Beitritte (inkl. Rejoins) werden beim Betreten eines Servers erfasst und für die Dauer der Bot-Nutzung auf dem Server gespeichert

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Die Datenverarbeitung ist notwendig, um die Bot-Funktionen (Ticket-System, Moderation, Logging) bereitzustellen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen: Sicherstellung des Serverbetriebs, Spam-Schutz und Missbrauchsprävention.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Durch die Nutzung des Bots und das Erstellen von Tickets stimmst du der Verarbeitung der anfallenden Daten zu.

4. Zweck der Verarbeitung

Die gespeicherten Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Betrieb und Bereitstellung der Bot-Funktionen (Moderation, Ticket-System, Logging)
• Erstellung von Ticket-Transcripts und Zustellung per Discord-DM
• Spam- und Missbrauchsschutz im Ticket-System
• Verwaltung von Moderationsaktionen und Serverlogs
• Bereitstellung von Premium-Features für Server mit aktivem Abonnement
• Statistiken zum Nutzungsverhalten des Bots (anonym, serverbezogen)

5. Discord als Drittanbieter

Bernd Bot läuft auf der Plattform Discord Inc. (444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA). Durch die Nutzung von Discord akzeptierst du zusätzlich die Datenschutzrichtlinie von Discord:

• discord.com/privacy – Discord Privacy Policy
• discord.com/terms – Discord Terms of Service

6. Weitergabe von Daten

Deine Daten werden nicht an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Ausnahmefällen:

• Wenn du als Server-Administrator ausdrücklich Webhook-Integrationen oder externe Dienste über die Website einrichtest
• Soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist

7. Speicherdauer

Daten werden solange gespeichert, wie sie für den Betrieb des Bots auf deinem Server erforderlich sind:

• Ticket-Daten: Nach dem Schließen/Löschen eines Tickets verbleibt der Eintrag maximal 90 Tage in der Datenbank, danach wird er automatisch bereinigt.
• Moderationslogs: Werden für die Dauer der Bot-Nutzung auf dem Server gespeichert.
• Mitglieder-Ereignisse (Beitritte, Rejoins, Nutzername, Account-Erstellungsdatum): Werden für die Dauer gespeichert, in der der Bot auf dem Server aktiv ist. Bei Entfernung des Bots werden diese Daten auf Anfrage gelöscht.
• Server-Einstellungen: Verbleiben bis zur Entfernung des Bots vom Server oder auf ausdrückliche Anfrage.
• Ticket-Ban-Einträge: Werden auf Entscheidung der Server-Administratoren entfernt.

8. Deine Rechte

Gemäß DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Du hast das Recht zu erfahren, welche Daten über dich gespeichert sind.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Du kannst die eingeschränkte Verarbeitung deiner Daten verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Du kannst der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.
• Beschwerderecht – Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen:

• Alle Verbindungen zur Website erfolgen verschlüsselt über HTTPS/TLS
• Zugangsdaten zur Datenbank sind nicht öffentlich zugänglich
• Der Bot-Token und API-Schlüssel werden ausschließlich serverseitig verwendet
• Session-Tokens für die Website sind kurzlebig und HTTPOnly

10. Website & Cookies

Die Website k1ng-dev.de verwendet folgende Technologien:

• Session-Cookie: Wird nach Discord-OAuth2-Login gesetzt, um dich eingeloggt zu halten. Notwendig für die Nutzung des Dashboard-Bereichs.
• localStorage: Speichert deine Sprachpräferenz (DE/EN) sowie Server-Icons für schnelleres Laden – keine personenbezogenen Daten.
• Keine Tracking-Cookies: Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt.
• Keine externen Analyse-Dienste: Es wird kein Google Analytics, Matomo oder ähnliches eingesetzt.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen – etwa bei neuen Features oder geänderten rechtlichen Anforderungen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf dieser Seite vermerkt. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir im Support-Server darauf hin.

1. Controller (Responsible Party)

The party responsible for data processing in the context of this Discord bot and the associated website (k1ng-dev.de) is:

2. Data Processed

When the bot is used on a Discord server, the following data may be processed and stored:

• Discord User ID – for unique identification within the server
• Discord Server ID (Guild ID) – to assign settings to the respective server
• Discord Username / Tag – for logs and ticket transcripts
• Message content in ticket channels – for automatically generated transcripts when a ticket is closed
• Timestamps – for logs, moderation actions and ticket statistics
• Moderation actions – e.g. bans, kicks, warnings, stored in the mod log
• Ticket data – type, status, assigned supporter, creator
• Premium entitlements – Discord subscription information for premium features
• Member events – Discord username, user ID, account creation date and server joins (incl. rejoins) are recorded when a user enters a server and stored for the duration of the bot's use on that server

3. Legal Basis

Processing is based on the following legal grounds under GDPR:

• Art. 6(1)(b) GDPR – Contract performance: Data processing is necessary to provide the bot's functions (ticket system, moderation, logging).
• Art. 6(1)(f) GDPR – Legitimate interests: Ensuring server operation, spam protection and abuse prevention.
• Art. 6(1)(a) GDPR – Consent: By using the bot and creating tickets you consent to the processing of the resulting data.

4. Purpose of Processing

Stored data is used exclusively for the following purposes:

• Operating and providing bot functions (moderation, ticket system, logging)
• Creating ticket transcripts and delivering them via Discord DM
• Spam and abuse protection in the ticket system
• Managing moderation actions and server logs
• Providing premium features for servers with an active subscription
• Bot usage statistics (anonymous, server-based)

5. Discord as a Third-Party Provider

Bernd Bot runs on the platform Discord Inc. (444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA). By using Discord you additionally accept Discord's privacy policy:

• discord.com/privacy – Discord Privacy Policy
• discord.com/terms – Discord Terms of Service

6. Data Sharing

Your data is not sold to third parties or shared for advertising purposes. Sharing only occurs in the following exceptional cases:

• If you as a server administrator explicitly set up webhook integrations or external services via the website
• Where required by law

7. Retention Period

Data is stored for as long as it is required for the operation of the bot on your server:

• Ticket data: After a ticket is closed/deleted, the entry remains in the database for a maximum of 90 days before being automatically purged.
• Moderation logs: Stored for the duration of the bot's use on the server.
• Member events (joins, rejoins, username, account creation date): Stored for as long as the bot is active on the server. Upon removal of the bot, this data will be deleted upon request.
• Server settings: Retained until the bot is removed from the server or upon explicit request.
• Ticket ban entries: Removed at the discretion of server administrators.

8. Your Rights

Under GDPR you have the following rights:

• Right of access (Art. 15 GDPR) – You have the right to find out what data is stored about you.
• Right to rectification (Art. 16 GDPR) – You can request the correction of inaccurate data.
• Right to erasure (Art. 17 GDPR) – You can request the deletion of your data, unless a legal retention obligation applies.
• Right to restriction (Art. 18 GDPR) – You can request restricted processing of your data.
• Right to object (Art. 21 GDPR) – You can object to the processing of your data.
• Right to lodge a complaint – You have the right to file a complaint with a data protection supervisory authority.

9. Data Security

We employ technical and organisational measures to protect your data:

• All connections to the website are encrypted via HTTPS/TLS
• Database credentials are not publicly accessible
• The bot token and API keys are used exclusively server-side
• Session tokens for the website are short-lived and HTTPOnly

10. Website & Cookies

The website k1ng-dev.de uses the following technologies:

• Session cookie: Set after Discord OAuth2 login to keep you logged in. Required for using the dashboard area.
• localStorage: Stores your language preference (DE/EN) and server icons for faster loading – no personal data.
• No tracking cookies: No analytics, advertising or tracking cookies are used.
• No external analytics services: No Google Analytics, Matomo or similar tools are used.

11. Changes to this Policy

We reserve the right to update this Privacy Policy as needed – for example when new features are added or legal requirements change. The date of the last update is noted at the top of this page. We will announce significant changes on the Support Server.